Provvedimento 24/2/2006 dell'Ufficio Italiano dei Cambi

Istruzioni applicative in materia di obblighi di identificazione, registrazione e conservazione delle informazioni nonché di segnalazione delle operazioni sospette per finalità di prevenzione e contrasto del riciclaggio sul piano finanziario a carico di avvocati, notai, dottori commercialisti, revisori contabili, società di revisione, consulenti del lavoro, ragionieri e periti commerciali.

Introduzione
Il presente provvedimento contiene istruzioni rivolte ad alcune categorie di liberi professionisti ed alle società di revisione per l’applicazione degli obblighi antiriciclaggio loro estesi in base alla legge e alle disposizioni regolamentari.
L’estensione della regolamentazione antiriciclaggio è tesa, da un lato, a prevenirne il coinvolgimento involontario in attività economiche criminali e, d’altro lato, ad assicurarne la collaborazione attiva attraverso l’individuazione e la segnalazione di operazioni di natura sospetta.
La base normativa è costituita dal decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 56, emanato per assicurare il recepimento della direttiva del Consiglio delle Comunità europee n. 91/308/CEE del 10 giugno 1991, modificata dalla direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio dell’Unione europea n. 2001/97/CE del 4 dicembre 2001.
L’Ufficio adotta disposizioni applicative della disciplina antiriciclaggio, sentite le competenti autorità di vigilanza di settore e le amministrazioni interessate, ai sensi dell’art. 8, comma 6, del decreto legislativo n. 56 del 2004 e delle norme contenute nel regolamento adottato con il decreto del Ministro dell’economia e delle finanze del 3 febbraio 2006.
Il presente provvedimento specifica il contenuto degli obblighi applicabili ai liberi professionisti e alle società di revisione, con particolare riguardo alle modalità di identificazione dei clienti, alla conservazione documentale, alla rilevazione e segnalazione delle operazioni sospette, nonché all’istituzione di misure di controllo interno e di formazione. Per consentire una più agevole ricostruzione del quadro normativo di riferimento, il provvedimento richiama anche le principali disposizioni che regolano la materia.
PARTE I
Definizioni e ambito di applicazione
1. Definizioni
Nel presente provvedimento si adottano le definizioni seguenti:
a) "legge antiriciclaggio": il decreto-legge 3 maggio 1991, n. 143, convertito, con modificazioni, dalla legge 5 luglio 1991, n. 197 e successive modificazioni;
b) "decreto": il decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 56;
c) "regolamento": il decreto del Ministro dell’economia e delle finanze del 3 febbraio 2006 in materia di obblighi di identificazione, conservazione delle informazioni a fini antiriciclaggio e segnalazione delle operazioni sospette a carico di avvocati, notai, dottori commercialisti, revisori contabili, società di revisione, consulenti del lavoro, ragionieri e periti commerciali, previsto dagli articoli 3, comma 2, del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 56 recante attuazione della direttiva 2001/97/CE in materia di prevenzione dell’uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività illecite;
d) "UIC": l’Ufficio italiano dei cambi;
e) "libero professionista" o "professionista": il soggetto iscritto ai relativi collegi, ordini, albi ed elenchi come individuato all’art. 2, comma 1, lettere s) e t) del decreto, anche quando svolge l’attività professionale in forma societaria o associativa;
f) "società di revisione": le società iscritte nell’albo speciale previsto dall’art. 161 del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58;
g) "cliente": il soggetto al quale il libero professionista presta assistenza professionale in seguito al conferimento di un incarico;
h) "prestazione professionale": la prestazione fornita dal libero professionista che si sostanzia nella diretta trasmissione, movimentazione o gestione di mezzi di pagamento, beni o utilità in nome o per conto del cliente ovvero nell’assistenza al cliente per la progettazione o realizzazione della trasmissione, movimentazione, verifica o gestione di mezzi di pagamento, beni o utilità e della costituzione, gestione o amministrazione di società, enti, trust o strutture analoghe;
i) "dati identificativi": il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, l’indirizzo, il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione o, nel caso di soggetti diversi da persona fisica, la denominazione, la sede legale ed il codice fiscale;
l) "mezzi di pagamento": il denaro contante, gli assegni bancari e postali, gli assegni circolari e gli altri assegni a essi assimilabili o equiparabili, i vaglia postali, gli ordini di accreditamento o di pagamento, le carte di credito e le altre carte di pagamento, ogni altro strumento o disposizione che permetta di trasferire o movimentare o acquisire, anche per via telematica, fondi, valori o disponibilità finanziarie.
2. Ambito soggettivo di applicazione. I destinatari della disciplina
Le disposizioni contenute nel presente provvedimento si applicano, nello svolgimento della propria attività professionale:
a) ai liberi professionisti, operanti in forma individuale, associata o societaria;
b) alle società di revisione.
In particolare, gli avvocati e i notai sono destinatari delle disposizioni antiriciclaggio solo quando, in nome o per conto di propri clienti, compiono qualsiasi operazione di natura finanziaria o immobiliare e quando assistono i propri clienti nella progettazione o nella realizzazione di operazioni riguardanti:
a) il trasferimento a qualsiasi titolo di beni immobili o attività economiche;
b) la gestione di denaro, strumenti finanziari o altri beni;
c) l'apertura o la gestione di conti bancari, libretti di deposito e conti di titoli;
d) l'organizzazione degli apporti necessari alla costituzione, alla gestione o all'amministrazione di società;
e) la costituzione, la gestione o l'amministrazione di società, enti, trust o strutture analoghe.
Le attività svolte dai professionisti nella qualità di organi di gestione, amministrazione, controllo e liquidazione di società, enti, trust o altre strutture analoghe sono, tuttavia, escluse dall’ambito di applicazione delle disposizioni antiriciclaggio.
Rimane, comunque, impregiudicato per i componenti dei collegi sindacali dei soggetti indicati nell’art. 2 del decreto il rispetto degli obblighi di cui all’art. 10 della legge antiriciclaggio, ovvero di vigilare sull’osservanza delle norme antiriciclaggio e di trasmettere in copia al Ministero dell’Economia e delle Finanze gli accertamenti e le contestazioni del collegio sindacale concernenti violazione delle norme di cui al capo I della stessa legge antiriciclaggio.
2.1 Ambito territoriale della disciplina
Le disposizioni antiriciclaggio si applicano ai liberi professionisti abilitati ad operare in Italia, anche per l’attività svolta all’estero che sia soggettivamente od oggettivamente collegabile al territorio italiano. Non si applicano ai professionisti stranieri operanti in Italia in regime di libera prestazione di servizi in conformità alla relativa disciplina comunitaria.
Le disposizioni antiriciclaggio si applicano alle società di revisione aventi sede legale in Italia nonché agli stabilimenti italiani di società di revisione aventi sede legale all’estero, anche per l’attività ivi svolta.
3. Ambito oggettivo di applicazione. Gli obblighi applicabili
I liberi professionisti e le società di revisione devono:
a) identificare i clienti;
b) istituire l’archivio unico e registrare e conservare in esso i dati identificativi dei clienti e le altre informazioni relative alle prestazioni professionali eseguite;
c) segnalare le operazioni sospette di cui all’art. 3 della legge antiriciclaggio, rispettando gli obblighi di riservatezza delle segnalazioni di cui alla stessa legge;
d) segnalare al Ministero dell’economia e delle finanze le violazioni dell’art. 1 della legge antiriciclaggio;
e) istituire misure di controllo interno, al fine di prevenire e impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio.
Inoltre, allo stesso fine di prevenire e impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio i liberi professionisti assicurano un’adeguata formazione dei dipendenti e collaboratori.
Gli obblighi antiriciclaggio si applicano, anche nel caso di attività professionale svolta in forma associata o societaria, al professionista che esegue l’incarico, il quale ne risponde pure in relazione all’attività svolta con l’ausilio di collaboratori o dipendenti.
Le società di revisione rispondono dell’adempimento degli obblighi predetti anche per l’attività svolta con l’ausilio di collaboratori o dipendenti.
PARTE II
Identificazione dei clienti
1. Presupposti e momento dell’identificazione
L’identificazione consiste nella verifica dell’identità del cliente e del soggetto per conto del quale egli eventualmente operi nonché nell’acquisizione dei loro dati identificativi per la conservazione nell’archivio unico.
L’identificazione è dovuta:
a) in relazione a ogni prestazione professionale che comporti o possa comportare la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento, beni o utilità di importo, anche frazionato, superiore a € 12.500;
b) in relazione alle operazioni il cui valore non è determinato o determinabile.
Per determinare il valore della prestazione professionale o dell’operazione non si tiene conto del compenso del professionista o della società di revisione. La percezione del compenso per l’attività professionale svolta non costituisce di per sé una prestazione per la quale si applica l’obbligo di identificazione.
Agli stessi fini non si tiene conto della compensazione tra attività, debiti e crediti, altre posizioni o operazioni di qualsiasi natura di segno contrario relativi allo stesso cliente. In tali casi, rileva il valore di ciascuna attività, debito, credito, operazione o posizione e non il valore risultante dalla loro compensazione.
Per l’individuazione delle operazioni frazionate occorre avere riguardo al compimento di più operazioni che, sebbene di importo singolarmente non superiore a € 12.500, siano ritenute parte di un’operazione unitaria sotto il profilo economico di valore superiore a tale importo e che siano poste in essere nel tempo richiesto per l’esecuzione del medesimo incarico.
Per quanto riguarda le operazioni indicate sopra alla lettera b), costituiscono in ogni caso operazioni di valore non determinabile la costituzione, la gestione o l’amministrazione di società, enti, trust o strutture analoghe, nonché gli incarichi di revisione contabile, di tenuta di contabilità, paghe e contributi e l’esecuzione di adempimenti in materia di lavoro, previdenza e assistenza.
L’identificazione del cliente è eseguita al momento dell’accettazione dell’incarico.
2. Contenuto dell’identificazione
I professionisti e le società di revisione acquisiscono i seguenti "dati identificativi":
a) per le persone fisiche: il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, l’indirizzo della residenza o del domicilio, il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione;
b) per i soggetti diversi dalle persone fisiche: la denominazione, la sede legale e il codice fiscale.
I clienti forniscono tutte le informazioni necessarie per l’identificazione e quelle richieste dal professionista o dalla società di revisione per ottemperare agli obblighi previsti dalla disciplina antiriciclaggio.
All’atto dell’identificazione i clienti forniscono per iscritto, sotto la propria personale responsabilità, tutte le informazioni necessarie per l’identificazione dei soggetti per conto dei quali operano.
Per i soggetti diversi dalle persone fisiche, è necessario verificare l’esistenza del potere rappresentativo in base alla documentazione prodotta dal cliente. A tal fine, il cliente deve consegnare documentazione ufficiale (ad esempio, visure camerali, certificati rilasciati da enti competenti, delibere consiliari o assembleari) dalla quale risultino i dati identificativi, il conferimento dei poteri di rappresentanza nonché ogni altra informazione necessaria per l’adempimento degli obblighi antiriciclaggio.
3. Modalità dell’identificazione
Quando il conferimento dell’incarico è compiuto congiuntamente da più clienti, l’identificazione è dovuta per ciascuno di essi. Qualora della prestazione professionale siano stati incaricati congiuntamente più professionisti, ciascuno di essi deve procedere alla identificazione.
Ai fini dell’identificazione non è possibile avvalersi delle dichiarazioni sostitutive di cui agli artt. 46 e 47 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
Ferma restando la responsabilità del professionista, è possibile delegare, occasionalmente o stabilmente, l’acquisizione dei dati identificativi ad un collaboratore o dipendente del quale il professionista stesso si avvale per lo svolgimento dell’attività.
E’ necessario rinnovare l’identificazione in tutti i casi nei quali, a causa di errori nell’acquisizione dei dati, incongruenza tra i dati stessi o per qualsiasi altra circostanza, sussistano dubbi sull’identità del cliente o del soggetto per conto del quale egli opera.
L’identificazione può essere diretta, indiretta o a distanza secondo le istruzioni seguenti. Laddove non sussistano circostanze particolari, l’identificazione deve essere effettuata in forma diretta.
Fermo quanto previsto per il rinnovo dell’identificazione in caso di dubbio sull’identità, è in ogni caso necessario procedere all’identificazione diretta qualora si abbia motivo di ritenere che l’identificazione indiretta o a distanza non sia attendibile, presenti dei rischi in termini di sicura individuazione dell’identità del cliente ovvero non consenta l’acquisizione delle informazioni necessarie.
4. Identificazione diretta
L’identificazione diretta è effettuata alla presenza fisica contestuale del cliente e del professionista, ovvero di un dipendente o collaboratore di quest’ultimo o della società di revisione.
La verifica dell’identità del cliente è effettuata sulla base di un documento valido per l’identificazione e non scaduto. Sono validi per l’identificazione i documenti d’identità e di riconoscimento di cui agli artt. 1 e 35 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000.
Per l'identificazione di soggetti non comunitari, in assenza di uno dei predetti documenti, si procede all'acquisizione dei dati identificativi attraverso il passaporto o il permesso di soggiorno.
5. Identificazione indiretta
L’identificazione può essere effettuata in forma indiretta, anche senza la presenza fisica del cliente, nei casi seguenti:
a) il cliente è già stato identificato direttamente dallo stesso professionista o dalla stessa società di revisione in relazione ad altra attività professionale;
b) i dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultano da atti pubblici, scritture private autenticate o da documenti recanti la firma digitale ai sensi dell’art. 23 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000 e successive modificazioni;
c) i dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultano da dichiarazione dell’autorità consolare italiana, così come indicata nell’art. 6 del decreto legislativo 23 maggio 1997, n. 153;
d) i dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultano da attestazione di un altro professionista o di una società di revisione di uno dei paesi membri dell’Unione Europea che, in applicazione della normativa di recepimento della direttiva 2001/97/CE, ha identificato il cliente e i soggetti terzi per conto dei quali opera.
6. Identificazione a distanza
Nello svolgimento dell’attività a distanza, ovvero senza la presenza fisica contestuale del cliente e del professionista, l’identificazione diretta non è necessaria per i clienti ai quali sia stata rilasciata un’apposita attestazione, qualora il soggetto attestante, presso il quale i clienti siano già stati identificati, rientri in una delle categorie seguenti:
a) intermediari abilitati ai sensi dell’art. 4 del decreto ¹;
¹ Gli intermediari abilitati ai sensi dell’art. 4, comma 1, del decreto sono: le banche, Poste Italiane S.p.a., gli istituti di moneta elettronica, le società di intermediazione mobiliare (SIM), le società di gestione del risparmio (SGR), le società di investimento a capitale variabile (SICAV), le imprese di assicurazione, gli agenti di cambio, le società fiduciarie, le società che svolgono il servizio di riscossione dei tributi, le relative succursali italiane.
Inoltre, ai sensi dell’art. 4, comma 2, del decreto, il Ministero dell'economia e delle finanze, sentito l'UIC, determina con decreto le condizioni in presenza delle quali possono essere abilitati dallo stesso Ministero dell'economia e delle finanze i seguenti soggetti: intermediari finanziari iscritti nell'elenco speciale previsto dall'art. 107 del decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385, intermediari finanziari iscritti nell'elenco generale previsto dall'art. 106 del decreto legislativo n. 385 del 1993, soggetti operanti nel settore finanziario iscritti nelle sezioni dell'elenco generale previste dagli artt. 113 e 155, commi 4 e 5, del decreto legislativo n. 385 del 1993, le relative succursali italiane.
b) enti creditizi o enti finanziari di Stati membri dell’Unione europea, così come definiti nell’art. 1, lettere A) e B), nn. 2), 3) e 4) della direttiva 2001/97/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 4 dicembre 2001 ²;
² La lettera A della direttiva prevede per ente creditizio: un ente definito a norma dell'art. 1, punto 1), primo comma della direttiva 2000/12/CE, nonché una succursale, quale definita all'art. 1, punto 3), della direttiva suddetta e situata nella Comunità, di un ente creditizio che abbia la sede sociale all'interno o al di fuori della Comunità; la lettera B, nn. 2), 3) e 4) prevede, per "ente finanziario": 2) un'impresa di assicurazione debitamente autorizzata in conformità della direttiva 79/267/CEE, nella misura in cui svolga attività che rientrano nel campo di applicazione di detta direttiva; 3) un'impresa di investimento ai sensi dell'art. 1, punto 2 della direttiva 93/22/CEE; 4) un organismo di investimento collettivo che commercializza le sue quote o azioni. La definizione di ente finanziario comprende anche le succursali, situate nella Comunità, di enti finanziari che hanno la sede sociale all'interno o al di fuori della Comunità.
c) banche aventi sede legale e amministrativa in paesi non appartenenti all’Unione europea, purché aderenti al Gruppo di azione finanziaria internazionale (GAFI) e succursali in tali paesi di banche italiane e di altri Stati aderenti al GAFI.
In nessun caso l’attestazione può essere rilasciata da soggetti che non hanno insediamenti fisici in alcun paese. Per "insediamento fisico" si intende un luogo destinato allo svolgimento dell’attività istituzionale, con stabile indirizzo, diverso da un semplice indirizzo elettronico, in un paese nel quale il soggetto è autorizzato a svolgere la propria attività; in tale luogo il soggetto deve impiegare una o più persone a tempo pieno, deve mantenere evidenze relative all’attività svolta, deve essere soggetto ai controlli effettuati dall’autorità che ha rilasciato l’autorizzazione ad operare.
L’attestazione deve essere idonea a confermare che il soggetto che deve essere identificato è lo stesso titolare di un conto o di un rapporto presso l’intermediario attestante.
PARTE III
Registrazione e conservazione delle informazioni
1. Contenuto dell’obbligo
I professionisti e le società di revisione, negli stessi casi in cui sono tenuti ad identificare i clienti, provvedono a registrare e conservare nell’archivio unico di cui al paragrafo 3 le seguenti informazioni:
(a) i dati identificativi del cliente e del soggetto per conto del quale il cliente opera;
(b) l’attività lavorativa svolta dal cliente e dalla persona per conto della quale agisce;
(c) la data dell’avvenuta identificazione;
(d) la descrizione sintetica della tipologia di prestazione professionale fornita, secondo le specifiche indicate nella tabella di cui all’allegato A al presente provvedimento;
(e) il valore dell’oggetto della prestazione professionale, se conosciuto.
Per le prestazioni professionali consistenti nella tenuta della contabilità, di paghe e contributi, nella revisione contabile e nell’esecuzione di adempimenti in materia di lavoro, previdenza e assistenza è oggetto di registrazione solo il conferimento dell’incarico. Per tali incarichi e adempimenti, l’obbligo di registrazione e conservazione non si applica ai singoli movimenti contabili o alle singole operazioni in cui essi si esplicano.
Gli avvocati e i notai procedono alla registrazione delle prestazioni indicate nella tabella di cui all’allegato A.1 al presente provvedimento sia quando le eseguono in nome o per conto del cliente, sia allorché esse consistano in attività di assistenza nella loro progettazione e realizzazione.
2. Modalità
Quando il conferimento dell’incarico è compiuto congiuntamente da più clienti, gli obblighi di registrazione e conservazione dei dati devono essere assolti nei confronti di ciascuno di essi.
Qualora della prestazione professionale siano stati incaricati congiuntamente più professionisti, anche del medesimo studio, ciascuno deve procedere alla registrazione nel proprio archivio unico.
Qualora si sia optato per l’archivio unico per l’associazione o società di professionisti come previsto al paragrafo 3, si effettua un’unica registrazione con l’indicazione di tutti i professionisti incaricati.
La medesima disposizione si applica anche alle società di revisione.
I professionisti e le società di revisione devono procedere alla registrazione tempestivamente e comunque non oltre il trentesimo giorno dal compimento dell’identificazione. Per i dati di cui alle lettere d) ed e) del paragrafo precedente, il termine decorre dal momento nel quale si ha conoscenza, rispettivamente, della tipologia di prestazione professionale e del valore dell’oggetto della prestazione.
Nel caso in cui il professionista o la società di revisione debba eseguire una prestazione professionale per un soggetto del quale già dispone dei dati identificativi e delle altre informazioni da acquisire aggiornate, è sufficiente registrare nell’archivio unico solo le informazioni relative al nuovo incarico, entro il trentesimo giorno dal momento dell’accettazione dell’incarico.
Il libero professionista o la società di revisione, qualora vi sia necessità di modificare i dati identificativi e le altre informazioni contenute nell’archivio unico, vi procede entro trenta giorni dal momento in cui viene a conoscenza delle variazioni, seguendo le procedure di rettifica di cui all’allegato B e conservando evidenza dell’informazione precedente.
I dati e le informazioni devono essere conservati nell’archivio per dieci anni dalla conclusione della prestazione professionale.
3. Archivio unico
Le informazioni indicate nel paragrafo 1 della presente parte sono conservate in un archivio unico per ogni professionista o società di revisione. L’archivio unico è istituito appositamente per le finalità di cui al decreto, al regolamento e al presente provvedimento e tenuto secondo le disposizioni in essi contenute.
I professionisti che svolgano l’attività professionale in forma associata o societaria possono tenere l’archivio in forma accentrata nello studio o ufficio. E’ fatta salva la facoltà per ogni componente l’associazione o la società di formare un proprio archivio.
L’obbligo di istituire l’archivio unico sussiste solo nel caso in cui ci siano informazioni da registrare e conservare.
4. Finalità dell’archivio unico
L’archivio unico è inteso ad assicurare la conservazione delle informazioni con modalità accentrate, standardizzate e uniformi. Esso è tenuto in modo ordinato, assicurando la trasparenza e la chiarezza delle informazioni, la facilità della consultazione, della ricerca e del trattamento dei dati.
Le registrazioni sono conservate secondo l’ordine cronologico delle prestazioni, in maniera da rendere possibile la loro ricostruzione storica.
Le informazioni relative ai dati identificativi della clientela ed alle prestazioni professionali richieste conservate nell’archivio unico sono utilizzate dai professionisti e dalle società di revisione anche per l’individuazione delle operazioni sospette da segnalare all’UIC.
Dette informazioni possono essere richieste dall’UIC per le necessità informative connesse alle proprie attività di approfondimento e analisi nei casi e nei modi previsti dalla legge.
5. Tenuta dell’archivio unico
L’archivio unico può essere tenuto a mezzo di strumenti informatici o in forma cartacea, secondo i criteri uniformi per la registrazione e la conservazione delle informazioni indicati nel presente provvedimento e nell’allegato B.
I liberi professionisti e le società di revisione, obbligati, in forza di altre disposizioni di legge o regolamentari, a tenere un registro della clientela, possono avvalersi dello stesso per assolvere agli obblighi di conservazione, purché tale registro contenga o venga completato con tutte le indicazioni richieste dal presente provvedimento.
6. Archivio unico informatico
L’archivio unico informatico deve essere tenuto secondo gli standards tecnici di cui all’allegato B.
Esso deve consentire di individuare le operazioni frazionate di cui al paragrafo 1 della parte II.
I professionisti e le società di revisione possono affidare a terzi (ad esempio: altri professionisti o società di revisione, associazioni di categoria, centri di servizio) la tenuta e la gestione dell’archivio unico informatico, purché sia loro assicurato l’accesso diretto e immediato all’archivio stesso. Resta ferma la responsabilità dei professionisti e delle società di revisione per il rispetto degli obblighi di conservazione e registrazione.
I terzi incaricati tengono gli archivi nel rispetto delle disposizioni del codice in materia di protezione dei dati personali ed in modo da assicurare la distinzione logica e la separazione delle registrazioni relative a ciascun titolare del trattamento dei dati personali. Osservano, inoltre, tutte le misure necessarie per garantire la segretezza delle informazioni nei confronti del proprio personale incaricato.
7. Archivio unico cartaceo
L’archivio unico cartaceo consiste in un registro, numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura del libero professionista o della società di revisione ovvero di un collaboratore o dipendente autorizzato per iscritto, con l’indicazione alla fine dell’ultimo foglio del numero delle pagine di cui è composto il registro e l’apposizione della firma delle suddette persone.
L’archivio unico cartaceo deve essere tenuto in maniera ordinata e chiaramente leggibile, senza spazi bianchi e abrasioni.
Per le registrazioni nell’archivio unico cartaceo si osservano le procedure di cui all’allegato B.
PARTE IV
Rilevazione e segnalazione di operazioni sospette
1. Principi e norme applicabili
I professionisti e le società di revisione, nello svolgimento della propria attività, valutano le operazioni compiute o richieste dai clienti al fine di rilevare e segnalare all’UIC le operazioni sospette di riciclaggio.
L’obbligo di segnalazione non si applica ai professionisti in relazione alle informazioni che essi ricevono da un loro cliente o ottengono riguardo allo stesso, nel corso dell'esame della posizione giuridica del loro cliente o dell'espletamento dei compiti di difesa o di rappresentanza del medesimo in un procedimento giudiziario o in relazione a tale procedimento, compresa la consulenza sull'eventualità di intentare o evitare un procedimento, ove tali informazioni siano ricevute o ottenute prima, durante o dopo il procedimento stesso.
L’esenzione che precede si applica anche per i giudizi arbitrali o per la risoluzione di controversie innanzi a organismi di conciliazione previsti dalla legge.
Le esenzioni di cui ai capoversi precedenti non si applicano alle società di revisione.
La materia della segnalazione delle operazioni sospette è regolata dagli artt. 3 e 3-bis della legge antiriciclaggio, dal regolamento e dal presente provvedimento.
2. Esclusione della responsabilità
Le segnalazioni effettuate ai sensi e per gli effetti dell’art. 3 della legge antiriciclaggio non costituiscono violazione di obblighi di segretezza e, se poste in essere in buona fede e per le finalità ivi previste, non comportano responsabilità di alcun tipo (civile, penale, amministrativa) per i liberi professionisti ovvero per i loro dipendenti o collaboratori.
Le disposizioni a garanzia del segnalante si estendono agli atti connessi alla segnalazione e all’attività di approfondimento. In particolare, nessuna responsabilità deriva dall’esecuzione dell’obbligo di sospendere le operazioni segnalate in ottemperanza di apposito provvedimento dell’UIC.
3. Valutazione dei rapporti con i clienti
Ai fini dell’adempimento degli obblighi di rilevazione e segnalazione delle operazioni sospette, i professionisti si avvalgono delle informazioni fornite nel corso dell’identificazione e di quelle disponibili in virtù dell’attività professionale prestata.
Agli stessi fini i professionisti valutano complessivamente, nel tempo, i rapporti intrattenuti con i clienti, avendo riguardo alle operazioni compiute o richieste nello svolgimento dell’incarico. Essi individuano eventuali incongruenze rispetto alla capacità economica, alle attività svolte e al profilo di rischio di riciclaggio.
Gli obblighi di cui al presente paragrafo non si applicano alle società di revisione.
3.1. Profilo di rischio di riciclaggio
Per "rischio" si intende l’esposizione a fenomeni di riciclaggio. La valutazione del profilo di rischio si basa sulla conoscenza dei clienti e tiene conto, in particolare, delle circostanze seguenti:
a) aspetti oggettivi concernenti, in particolare, le caratteristiche delle attività svolte dai clienti, delle operazioni da essi compiute e degli strumenti utilizzati (ad esempio: interposizione di soggetti terzi; impiego di strumenti societari, associativi o fiduciari suscettibili di limitare la trasparenza della proprietà e della gestione; utilizzo di denaro contante o di strumenti al portatore);
b) aspetti soggettivi concernenti, in particolare, le caratteristiche dei clienti (ad esempio: soggetti insediati in località caratterizzate da regimi fiscali o antiriciclaggio privilegiati, quali quelli individuati dal GAFI come non cooperativi; soggetti dei quali è noto il coinvolgimento in attività illecite).
4. Operazioni sospette. Nozione e rilevazione
E’ sospetta l’operazione che per caratteristiche, entità, natura o per qualsivoglia altra circostanza conosciuta a ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità economica e dell’attività svolta dal soggetto cui è riferita, induca il professionista incaricato a ritenere, in base agli elementi disponibili, anche desumibili dall’archivio unico, e alle valutazioni svolte ai sensi dei paragrafi 3 e 3.1, che il denaro, i beni o le utilità oggetto dell’operazione possano provenire dai delitti previsti dagli artt. 648-bis e 648-ter del codice penale.
Nell’individuazione delle operazioni sospette deve aversi riguardo ai seguenti criteri generali:
a) al coinvolgimento di soggetti costituiti, operanti o insediati in Paesi caratterizzati da regimi privilegiati sotto il profilo fiscale o del segreto bancario ovvero in Paesi indicati dal GAFI come non cooperativi;
b) a operazioni prospettate o effettuate a condizioni o valori palesemente diversi da quelli di mercato. I valori espressi in misura superiore al valore risultante applicando sistemi tabellari e coefficienti di moltiplicazione previsti dalla legge, non costituiscono in sé valori palesemente diversi da quelli di mercato;
c) a operazioni che appaiono incongrue rispetto alle finalità dichiarate;
d) all’esistenza di ingiustificate incongruenze rispetto alle caratteristiche soggettive del cliente e alla sua normale operatività, sia sotto il profilo quantitativo, sia sotto quello degli atti giuridici utilizzati;
e) al ricorso ingiustificato a tecniche di frazionamento delle operazioni;
f) all’ingiustificata interposizione di soggetti terzi;
g) all’ingiustificato impiego di denaro contante o di mezzi di pagamento non appropriati rispetto alla prassi comune ed in considerazione della natura dell’operazione;
h) al comportamento tenuto dai clienti, avuto riguardo tra l’altro alla reticenza nel fornire informazioni complete circa l’identità personale, la sede legale o amministrativa, l’identità degli esponenti aziendali, dei partecipanti al capitale o di altri soggetti interessati (quali mandanti, fiducianti, disponenti di trust), la questione per la quale si richiede l’intervento del professionista e le finalità perseguite ovvero l’indicazione di dati palesemente falsi.
In applicazione dei predetti criteri generali, nell’allegato C si indicano alcuni indicatori di anomalia cui occorre fare riferimento nella rilevazione delle operazioni sospette. Gli indicatori non costituiscono un riferimento esaustivo e di per sé sufficiente per l’individuazione delle operazioni da segnalare. In conseguenza:
a) la ricorrenza di comportamenti descritti in uno o più indicatori non costituisce di per sé motivo sufficiente per l’individuazione e segnalazione di operazioni sospette, per la quale è necessario valutare la rilevanza in concreto dei comportamenti della clientela;
b) sono altresì significativi per la rilevazione ulteriori comportamenti che, sebbene diversi da quelli descritti negli indicatori, rivelino nondimeno in concreto profili di sospetto;
c) l’accurato adempimento degli obblighi di segnalazione di operazioni sospette implica la rilevazione di comportamenti che integrano più indicatori, specie se caratterizzati da particolare analiticità.
Le circostanze nelle quali l’identificazione non può essere effettuata o completata devono essere valutate per l’individuazione di operazioni sospette.
5. Procedura per la segnalazione
Il professionista incaricato di eseguire la prestazione professionale provvede personalmente ad eseguire la segnalazione di un’operazione sospetta. Qualora più professionisti assistano il cliente in forma congiunta, essi possono produrre una segnalazione congiunta all’UIC.
Per le società di revisione la procedura per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette si svolge normalmente in due fasi:
a) il responsabile della revisione, che intrattiene rapporti con il cliente e partecipa al compimento della prestazione, rileva gli elementi di sospetto e ne informa immediatamente il titolare dell’attività o il legale rappresentante o un suo delegato;
b) il titolare dell’attività o il legale rappresentante o un suo delegato esamina le segnalazioni pervenutegli e, qualora le ritenga fondate tenendo conto dell’insieme degli elementi a sua disposizione, anche desumibili dall’archivio unico, le trasmette all’UIC senza ritardo.
Le segnalazioni devono essere effettuate senza ritardo, ove possibile prima del compimento dell’operazione oggetto della prestazione professionale, appena il professionista incaricato o il responsabile della revisione sia venuto a conoscenza degli elementi che fanno sospettare la provenienza del denaro, beni e utilità da un delitto non colposo.
6. Sospensione delle operazioni
L’UIC, anche su richiesta degli organismi investigativi competenti (Direzione Investigativa Antimafia e Nucleo Speciale di Polizia Valutaria della Guardia di Finanza), può sospendere le operazioni segnalate come sospette per un massimo di quarantotto ore, dandone immediata comunicazione agli stessi organismi, sempre che ciò non determini pregiudizi per le indagini e per l’adempimento da parte dei professionisti degli obblighi di legge.
Il provvedimento di sospensione viene comunicato immediatamente al segnalante. Il termine iniziale della sospensione decorre dalla ricezione del provvedimento dell’UIC.
7. Produzione e trasmissione della segnalazione
La segnalazione deve contenere dati e notizie sull’operazione nei suoi aspetti oggettivi e soggettivi.
La segnalazione deve essere prodotta secondo lo schema illustrato nell'allegato D e compilato seguendo le istruzioni di cui all’allegato E. Tale schema si articola in:
a) dati del segnalante;
b) dati sul soggetto segnalato. Nel caso in cui il cliente operi per conto di una persona diversa, devono essere indicati anche i dati relativi a quest’ultima;
c) informazioni sull'operazione oggetto di segnalazione;
d) motivi del sospetto.
La segnalazione è trasmessa in forma cartacea a: Ufficio italiano dei cambi, Servizio Risorse Informatiche Approvvigionamenti e Servizi, Via delle Quattro Fontane n. 123, 00184 – Roma, con l’indicazione, accanto all’indirizzo, del codice PR AR94.
L’UIC si riserva di predisporre, sulla base dell’esperienza acquisita, gli strumenti necessari per la trasmissione in via informatica della segnalazione.
Ogni variazione delle informazioni relative al segnalante deve essere tempestivamente comunicata all’Ufficio.
I professionisti e le società di revisione possono preavvisare telefonicamente o via fax l’UIC, anche per ricevere istruzioni sul comportamento da tenere.
8. Collaborazione nell’approfondimento e flussi informativi di ritorno
L’UIC può richiedere ai professionisti e alle società di revisione ogni informazione necessaria per la propria attività di approfondimento e analisi, in relazione a segnalazioni di operazioni sospette, a omesse segnalazioni e in ogni altro caso previsto dalla legge.
I professionisti trasmettono tempestivamente all’UIC le informazioni da questo richieste.
L'UIC effettua i necessari approfondimenti sulle segnalazioni delle operazioni sospette, ivi compresi quelli relativi ad omesse segnalazioni di cui sia venuto a conoscenza in base alle informazioni e ai dati contenuti nei propri archivi.
L’UIC informa i professionisti e le società di revisione dell’esito delle segnalazioni nei casi di archiviazione, nei casi in cui le segnalazioni non hanno ulteriore corso alla luce degli accertamenti degli organismi investigativi e in ogni altro caso previsto dalla legge.
9. Riservatezza
Tutte le informazioni relative alle segnalazioni di operazioni sospette, in ordine sia al contenuto sia alla stessa effettuazione, sono soggette a un regime di rigorosa riservatezza in base alla legge.
E’ vietato dare comunicazione delle segnalazioni al di fuori dei casi previsti dalla legge antiriciclaggio e dal presente provvedimento. Il divieto comprende anche ogni comunicazione nei confronti del soggetto segnalato.
La trasmissione di informazioni attinenti a segnalazioni di operazioni sospette è possibile esclusivamente nei confronti dell’UIC, in relazione all’attività di approfondimento, e degli organi investigativi competenti per l’accertamento dei fatti segnalati (Direzione Investigativa Antimafia, Nucleo Speciale di Polizia Valutaria della Guardia di Finanza). Restano fermi gli obblighi nei confronti dell’Autorità Giudiziaria.
Le società di revisione non indicano, nella segnalazione, l’identità del responsabile della revisione che ha effettuato la segnalazione stessa.
L’UIC trasmette senza indugio agli organi investigativi competenti le segnalazioni, corredate di una relazione tecnica, omettendo l’indicazione del nominativo del professionista che ha effettuato la segnalazione stessa. La segnalazione delle società di revisione è trasmessa così come pervenuta all’UIC.
In base alla legge antiriciclaggio, per le segnalazioni che ricevono un ulteriore corso in sede investigativa in caso di denuncia o di rapporto ai sensi degli artt. 331 e 347 del codice di procedura penale, l'identità della persona che ha effettuato la segnalazione non è menzionata. L'identità di tali persone può essere rivelata solo quando l'autorità giudiziaria, con decreto motivato, lo ritenga indispensabile ai fini dell'accertamento dei reati per i quali si procede.
I professionisti e le società di revisione adottano misure idonee a mantenere la massima riservatezza delle informazioni relative alle segnalazioni di operazioni sospette all’interno della propria organizzazione.
PARTE V
Altri obblighi
1. Controlli interni
I professionisti e le società di revisione svolgono attività di controllo interno per la verifica del corretto adempimento degli obblighi antiriciclaggio.
Il controllo interno ha particolare riguardo alle procedure di identificazione, registrazione e conservazione delle informazioni, di rilevazione e segnalazione delle operazioni sospette.
I controlli devono essere svolti con continuità, anche su base periodica o con riguardo a casi specifici. L’estensione e la periodicità dei controlli sono commisurate anche alle dimensioni e all’articolazione della struttura organizzativa e dell’attività svolta.
2. Formazione
I liberi professionisti adottano le misure di formazione necessarie affinché anche i propri collaboratori siano in grado di adoperare le informazioni in proprio possesso per avere un’adeguata conoscenza della clientela ed evidenziare al libero professionista situazioni di sospetto.
La formazione deve avere carattere di continuità e sistematicità, nonché tenere conto dell’evoluzione della normativa in materia di antiriciclaggio.
Un supporto all’azione di formazione del personale e di diffusione della complessiva disciplina può essere fornito dagli ordini professionali, a livello sia nazionale che locale, attraverso iniziative volte ad approfondire la normativa, a studiarne le modalità di applicazione e a diffonderne la conoscenza in modo chiaro ed efficace.
Gli obblighi di formazione non si applicano alle società di revisione.
3. Disposizioni in materia di protezione dei dati e delle informazioni
I professionisti e le società di revisione osservano nel trattamento dei dati le previsioni applicabili del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 recante il codice in materia di protezione dei dati personali. Nel rilasciare ai clienti informativa idonea ad assolvere agli obblighi previsti dall’art. 13 del codice in materia di protezione dei dati personali, specificano altresì che il trattamento dei dati avverrà anche per le finalità previste dalla normativa in materia antiriciclaggio.
PARTE VI
Disposizioni transitorie e finali
Come previsto dall’art. 13, comma 2, del regolamento, gli obblighi di identificazione e di acquisizione, registrazione e conservazione non si applicano in relazione all’attività professionale per la quale è stato conferito incarico dal cliente prima dell’entrata in vigore del presente provvedimento.
Nel caso di rapporti tra cliente e professionista istituitisi con un incarico conferito prima dell’entrata in vigore del presente provvedimento e ancora in essere dopo 12 mesi da tale data, il libero professionista provvederà entro quest’ultimo termine agli obblighi d’identificazione e conservazione.
Roma, 24 febbraio 2006
IL PRESIDENTE: DRAGHI

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